こんにちは。会計英語アカデミー運営者のわだけんです。
「海外駐在員の英会話」シリーズでは、イギリス駐在員（TOEIC 900超）がイギリス人ネイティブから学んだ、ビジネス英語・日常英会話をわかりやすく丁寧に解説します。
実際のネイティブとの会話はもちろんのこと、TOEIC・英検対策にも役に立つ内容になっています。
一日10分間の学習でコツコツと語彙を増やし、英語力を伸ばしていきましょう。
英語会議で役立つ英会話表現
海外の取引先や海外拠点とミーティングをするとき、上手く英語が話せなくて困った経験はありませんか？
こちらの言いたいことを伝えられても、相手の英語が聞き取れないこともありますよね。
それはあなたの英語力に問題があるのではなく、ミーティングでよく使われる英語表現に慣れていないだけかもしれません。
イギリス駐在の経験から
実際のリスニングやスピーキングに対応できるようになるには、まずは経験値を積むことが大切です。
シチュエーション別にネイティブの英会話を学習することで、相手の受け答えを予想したり、話す内容を事前に準備したりすることができます。
実際のネイティブの表現が最強の英語教材です。それでは早速行ってみましょう！
参加者にお礼を述べる
ビジネスミーティングを始める前に、まずは参加者に出席に対するお礼を簡単に言うと印象がよくなります。
特に海外の遠方から、取引先の担当者がわざわざ会社に来てもらった場合は、お礼は必須ですね。
ミーティングの大きさやフォーマル度合いに応じて、次のようにお礼を述べるといいでしょう。
皆さんこんにちは。ようこそ。
まずは、急なミーティングに応じていただいた皆様に感謝申し上げます。
初めに、今日のミーティングにご参加いただきありがとうございます。皆様を歓迎いたします。
自己紹介する
ミーティング参加者の中に初めて顔を合わせるメンバーがいる場合は、自己紹介から始めます。
その目的は、ミーティングの中、誰がどの立場で発言しているか明らかにするためです。
自己紹介の時間は短いので、「名前、所属、主な担当」を簡単に述べることをオススメします。
ミーティングを始める前に、このテーブルを回るように自己紹介をしましょう。
こんにちは、私の名前はケン・ワタナベです。調達部に所属しています。
購買とサプライヤーとの交渉を担当しています。
「〇〇部に所属している」はI’m in the 〇〇 department.と表現します。
人事部に所属しています。
設計部に所属しています。
研究開発部に所属しています。
「〇〇を担当しています」という言い方は様々ですが、handle以外は次のようなフレーズが便利です。
企業買収案件を始めから終わりまで担当しています。
データ分析とテストを担当しています。
新商品の開発を担当しています。
欠席者のお知らせをする
事前に参加する予定だったメンバーが欠席しているときは、次のように全体に対して共有します。
残念ながら、ジョンは取締役会のため今日は出席できません。
スミス氏に代わってお詫びしますが、彼は定期健康診断のため本日はご一緒できません。
英語会議の基本ルールを確認する
本題に入る前に、ミーティングの進め方について、基本的なルールをメンバーと共有することが大切です。
ここでルールの合意が取れると、方向性がわかって会議がスムーズに進みます。
まずはミーティングの終了時間をお知らせしましょう。終了時間を参加者の頭に入れて置くことで、タイムキーピングに役に立ちます。
このミーティングは15:00に終わる予定です。
そして、ミーティングの目的やアジェンダの確認に入ります。
今日のミーティングの目的は～。
アジェンダの第一項目は～。
それから、第二項目に進みます。それは～。
その後、～を見ていきます。
最後に、～について話し合います。
多数決で決めるアイテムがあれば先にお知らせします。
第三項目では投票する必要があります。
ミーティングの議事録を取る予定であれば、本題に入る前に担当を決めておくといいでしょう。
例えば、次のようなフレーズでお願いできます。
太郎さん、今日の議事録を取ってもらえませんか？
提案する
ミーティング中に何かを提案するときは、should, ought to（～すべき）やmight want to（～した方がいいかもしれない）を使って自分の意見を表現できます。
この広告を手伝ってもらうために、他のデザイナーを探すことを考えた方がいいかもしれません。
このことは、今月の優先事項にすべきです。
自分の意見をもう少し強く主張したい場合は、have to（～しなければならない）やneed to （～する必要がある）を使いましょう。
テスト結果の収集と分析の方法を改善しなければなりません。
意思決定する前に、十分な予算があるか確認する必要があります。
意見を求める
ミーティングの参加者が多いほど、一部の参加者だけでディスカッションが盛り上がってしまうことがあります。
そんな時は、全員がミーティングの状況を把握しているか、平等に意見を言う機会が与えられているか、周りを見渡してみましょう。
ミーティングに参加できていない人がいたら、次のようなフレーズで意見を促すことができます。
これに関するあなたの意見は何ですか？
あなたの意見をお聞かせください。
これに関して他に意見したい方はいますか？
補足で何かご意見のある方はいらっしゃいますか？
質問する
ミーティングの内容についていけなくなったら、遠慮せずに思い切って質問してみましょう。
ビジネス英語で丁寧な表現を使えば、質問した相手は気分を害することはありません。
次のフレーズは、相手の言ったことを聞き返す丁寧な表現で、ミーティング以外でも使えます。ぜひ参考にしてください。
話している途中申し訳ないのですが、～とは一体どういう意味ですか？
～という点についてきちんと理解できているかわからないのですが。
もう少し詳しく説明してもらえますか？
あなたの提案の最後のステップを明確にしてもらえますか？
そのことに関してもう一度説明をお願いできますか？
提案に賛成・反対する
ミーティングで出された提案に対して賛成・反対するときは、次のようなフレーズが便利です。
シチュエーションに合わせて、アレンジしてみてください。
基本的にはあなたに賛成ですが、～。
これについてはメルケルさんに賛成です。
私もその通りだと考えます。
この案で行きましょう。
正直なところ、この案についてはよく分かりません。
いい提案ですが、少し問題があると思います。
言いたいことは分かるのですが、～。
ディスカッションを取り仕切る
ミーティングの時間が限られている中で、ディスカッションが過熱するほど、本題から逸れたり、意見がまとまらなくなったりします。
ミーティングのファシリテーターを務める人は、ある程度ディスカッションを取り仕切るための重要フレーズを覚えておくと便利でしょう。
もう時間がないので、次へ行きましょう。
その件は本日のミーティングで議論する時間がありません。来月のアジェンダに加えておきましょう。
ミーティングの最後に取り上げることにしませんか？
この件はチームの他のメンバーと話し合ったうえで、今週末に連絡します。
誰も補足がないのであれば、次の議題に進みましょう。
英語会議を締める
ミーティングを終える前に、今日のディスカッションの主要点をまとめることが大切です。
ミーティングを終える前に、主要点をサマリーさせていただきます。
火曜までに作業を終えられるかサプライヤー確認することにしました。
私たちの会計システムのメンテナンスを外注することにしました。
We’ve decidedやWe’ve agreedのような表現を使って、このミーティングで決定したことを確認しましょう。
主要点をまとめたら終えたら、会議の終了の合図を出します。そして、次のミーティングの日程や参加者へのお礼を伝えたら終了です。
これで全て終わりだと思います。
これでこの会議は終了です。
次のミーティングは金曜です。皆さんありがとうございました。
ビジネスミーティングの記事はお役に立てたでしょうか？
ミーティングに関連するボキャブラリーをよく深く学習したい方は、English Lessons with AdamのProfessional English Vocabulary: Meetingsの動画をご覧ください。
https://www.youtube.com/watch?v=oBq-7_-LwIs
また、別の記事で「商談の始め方から終わり方までの流れを完全解説」していますので、併せて参考にしてもらえると嬉しいです。
◆関連記事◆【ビジネス英語】商談の始め方から終わり方までの流れを完全解説【便利な英語フレーズ38選】
学習の最後に
英語力の土台にあるのは『語彙力の強化』です。語彙力を強化すれば、「読む・聞く・話す・書く」のすべての能力が底上げされます。
「塵も積もれば山となる」です。一緒にコツコツ頑張っていきましょう。