実践英会話

【英語メール】ビジネス初心者も納得!始め方から終わり方までの流れを完全解説【便利な英語フレーズ63選】

2021年3月24日

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こんにちは。イギリス駐在中の米国公認会計士わだけんです。

「海外駐在員の英会話」シリーズでは、イギリス駐在員(TOEIC 900超)がイギリス人ネイティブから学んだ、ビジネス英語・日常英会話をわかりやすく丁寧に解説します。

実際のネイティブとの会話はもちろんのこと、TOEIC・英検対策にも役に立つ内容になっています

一日10分間の学習でコツコツと語彙を増やし、英語力を伸ばしていきましょう。

英語メールで役立つ英会話表現

海外の取引先や海外拠点の現地スタッフにメールを送るとき、メールで使う自然な英語表現が分からず困った経験はありませんか

なんとなく言いたいことを伝えられても、相手の返信内容の意図が汲み取れず次の連絡に困ってしまうこともありますよね。

それはあなたの英語力に問題があるのではなく、メールでよく使われる単語やフレーズに慣れていないだけかもしれません。

イギリス駐在の経験から

自然な英語で素早くメールが送れるようになるには、まずは経験値を積むことが大切です。

シチュエーション別にネイティブの英会話を学習することで、相手の受け答えを予想したり、話す・書く内容を事前に準備したりすることができます。

実際のネイティブの表現が最強の英語教材です。それでは早速行ってみましょう!

英語メール|始め方の基本

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日本のビジネスメールに「基本的な書き方」が存在するように、海外でもメールの基本的な流れやルール、慣行が存在します

フォーマルなメールを送る場合は、最初にDear+名前を書きます。

宛名の書き方

  • Dear Lisa,
  • Dear Mr. Abe,
  • Dear Sir/madam,

一般的なビジネスで使われるのは、Hello/Hi+ファーストネームです。

親しい友人とのカジュアルなメールでは、Hi/Hey,のみで名前がない、もしくは挨拶もなくいきなり本題に入ることもあります。

丁寧なビジネスメールでは、挨拶の後に次のような文章が入ります。

始め方の基本

  • I hope you’re well.
    お元気でいらっしゃいますか。
  • I hope you had a good weekend.
    よい週末を過ごせたでしょうか。
  • It was a pleasure to meet you yesterday.
    昨日はお会いできて光栄でした。

人によっては、How are you?と聞いてくることがあります。

これは丁寧な挨拶表現であって、返信者からの回答(I’m goodなど)は基本的に求められていないので覚えておきましょう

同じ人に何度もメールを送るときは、2回目のメールから挨拶は必要ありません。

相手にメール返信のお礼を伝えるときは、次の文章を参考にしてください。

メール返信のお礼

  • Thanks for getting back to me.
    返信いただきありがとうございます。

Thanks forの後に様々なフレーズを入れることで、他にお礼をいいたいことがあれば「~をありがとうございます」と伝えられます。

Thanks for〜の使い方

  • Thanks for the information.
    情報をありがとうございます。
  • Thanks for the update.
    アップデートをありがとうございます。
  • Thanks for your help with….
    ~の件ではお世話になりました。
  • Thanks for looking into this/that.
    この件について調べていただきありがとうございます。
  • Thanks for following up on our contract.
    私たちの契約をフォローアップしてきただきありがとうございます。
  • Thanks for following up with the accounting department.
    経理部へのフォローアップありがとうございます。

英語メール|目的を書く

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簡単な挨拶とお礼を相手に伝えたら、次に「なぜ私がこのメールを書いているのか」というメールの目的を書きます。

商談やテレビ電話などでは、本題に入る前にスモールトークを始めますが、メールにはスモールトークは必要ありません。

商談やテレビ電話(在宅勤務)の英会話は、過去の記事で解説していますので、興味があれば併せてご覧ください。

【ビジネス英語】商談の始め方から終わり方までの流れを完全解説【便利な英語フレーズ38選】

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メールの目的の伝え方には色々ありますが、次のようなフレーズが便利です。

メールの目的の伝え方

  • I’m writing to you regarding our last meeting.
    前回のミーティングの件でメールを書いています。
  • I’m writing to enquire/check/confirm our next event.
    次回のイベントに関して質問/確認のメールを書いています。
  • I’m writing you to follow up on the revised estimate.
    修正後の見積りのフォローアップのメールを送っています。
  • I’m reaching out because our HR system has been upgraded.
    人事システムがアップグレードされたので、ご連絡しています。

社内メールで情報共有が目的の場合は、次のような文章を使います。

情報共有の例文

  • This is just a quick reminder that the meeting tomorrow starts at 10 o’clock.
    念のためのリマインドですが、明日のミーティングは10時に始まります。

他にも次のようなフレーズが便利です。

情報共有の便利なフレーズ

  • This is to inform you that….
    これは情報共有なのですが、~。
  • This is just a quick note to….
    大したことないことなのですが、~。
  • Just to let you know,….
    一応、お知らせなのですが~。

相手からの連絡に返事をするメールであれば、次の文章が参考になります。

相手からの連絡に返信する

  • I’m writing in reply to your email requesting information about our company.
    弊社についての情報をお求めのメールに返信させていただきます。
  • I’m writing in response to your inquiry about….
    ~というお問い合わせに対して連絡させていただきます。

英語メール|本文を書く

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メールの目的を伝えたら、次にメールの本文を書いていきます。

会議や電話をフォローする

会議・電話後の補足が目的でメールを書いている場合は「~で話し合った通り」などの表現で始めることができます。

すでに議論したと伝える

  • As (we) discussed yesterday….(昨日話し合った通り~。)
  • As (we) discussed at the meeting….(ミーティングで話し合った通り~。)
  • As (we) discussed this morning….(今朝話し合った通り~。)

依頼する

相手にフォーマルな文章で何か依頼するときは、次のように丁寧にお願いするフレーズが便利です。

丁寧にお願いする

  • Could you let me know if/where/when/what/why/who/how…?
    ~について教えてもらえませんか?
  • Could you confirm if/where/when/what/why/who/how…?
    ~について確認してもらえませんか?
  • Could you give me an update/an estimate?
    最新情報/見積りをいただけませんか?
  • If possible, I’d like to know if/where/when/what/why/who/how…?
    できれば、~のことが知りたいのですが。
  • It would be very helpful if you could send me….
    ~を送っていただけると大変助かります。

何かの詳細が知りたいときは、次のような表現もよく使います。

詳細を確認する

  • Do you have any details/update on…?
    ~の詳細や最新情報をお持ちですか?
  • Could you give us some more details on…?
    ~についてもう少し詳しく説明してもらえますか?
  • Could you please clarify what you would like us to do about…?
    ~について、私たちにどう動いてほしいのか明確にしてもらえますか?

不明点を聞く

相手の言っていることの不明確なところを確認したい場合は、次のような表現が便利です。

不明点を確認する

  • If I understood you correctly, you would like me to….
    私の理解が正しければ、~をしてほしいということですよね。
  • I didn't quite get your point about…. Could you be more specific?
    ~という点がよく分かりませんでした。もうすこし詳しく説明してもらえますか?

意見を伺う

こちらのメールに対して相手の意見がほしい場合は、次のようにお願いするといいでしょう。

相手の意見を聞く

  • What are your thoughts (on this)?
    この点に関して、あなたの考えはどうですか?
  • Please let me know what you think.
    ご意見をお聞かせください。
  • Please let me know if this is OK with you.
    これで問題なければご連絡ください。

ファイルを添付する

メールに添付したファイルを確認してほしいときは、次のようなフレーズで促します。

添付資料の確認を依頼する

  • I’m attaching a document for your review.
    資料を添付しますので、ご確認ください。
  • I’ve attached a document with all my comments.
    私のコメントをまとめた資料を添付します。
  • Please take a look at the attached file.
    添付ファイルをご覧ください。
  • Here’s the document that you’ve asked for.
    お問い合わせいただいた資料はこちらです。
  • Could you please sign the attached form and send it back to us by Friday?
    添付の用紙にご署名の上、金曜日までにご返送いただけますか?

仕事の指示を出す

社内のマネージャーから部下へ仕事の指示を出すような場合は、CouldやWouldを使わずに、次のような表現でメールを出すのが自然です。

部下へ指示する

  • Please arrange a meeting of all staff by Wednesday.
    水曜までにスタッフ全員のミーティングを行ってください。
  • As a matter of urgency, you need to contact all the clients who may have been affected by the delay.
    急ぎで遅延の影響を受けた可能性のあるすべての顧客に連絡してください。

日程調整する

ミーティングなどのスケジュール調整は、次のように連絡するのがオススメです。

日程調整を連絡する

  • I'd like to schedule a meeting on Friday if you are available/free then.
    もしあなたの予定が空いていれば、金曜にミーティングを入れたいのですが。
  • Would you be available on Thursday? If so, I'll send you an invite shortly.
    木曜は空いていますか?空いていれば、すぐに招待メールをお送りします。

提案された日程が空いていない場合は、こちらから別の日を提案しましょう。

別の日を提案する

  • I'm afraid I can't make it on Monday. How about Tuesday?
    月曜は残念ながら行けません。火曜日はどうでしょうか?
  • I'm afraid we need to reschedule/delay/postpone/cancel/rearrange our meeting. How about 20 August?
    残念ながらミーティングの日程を再調整する必要があります。8月20日はいかがでしょうか?

英語メール|終わり方の基本

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メール相手に返信は不要であることを伝える場合は、次の表現を使います。

返信不要の伝え方

  • This is just to keep you updated.
    このメールはあくまでも最新情報をお伝えするものです。
  • This doesn’t require any immediate response, but please keep an eye on the situation.
    すぐに対応する必要はないのですが、状況を注視していてください。

自分が次に連絡するタイミングを伝えたいときは、次のフレーズを使うことができます。

連絡するタイミングの伝え方

  • I’ll keep you posted.
    随時、連絡します。
  • I’ll get back to you as soon as I can.
    なるべく早く連絡します。
  • I’ll let you know when we get his approval.
    彼の承認が得られたら連絡します。

メール内容に関して質問を受け付けるときは、次のような定型文が便利です。

質問を受ける定型文

  • Please let me know if you have any questions.
    ご不明点がございましたら、お問い合わせください。
  • For further information, please do not hesitate to contact me.
    詳細につきましては、ご遠慮なくお問い合わせください。

フォーマルなメールには文末に次のような挨拶が使われます。

フォーマルな挨拶

  • Regards,
  • Best Wishes,
  • Kind Regards,

注意するべき点は、単語の最初の文字は大文字であることと、最後にコンマを忘れないようにすることです

ネイティブによると、Yours sincerelyは硬すぎてあまり使われないようです。

親しい同僚や友人へのインフォーマルなメールの文末には、次のような挨拶が使われます。

インフォーマルな挨拶

  • Cheers,
  • Take care,
  • Stay safe,

もしくは、挨拶なしでファーストネームを書いて終わることもあります。

いかがでしたか?Eメールの便利な英語フレーズをもっと学びたい方は、Learn English with Emmaの5 useful email expressionsがオススメです。

学習の最後に

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英語力の土台にあるのは『語彙力の強化』です。語彙力を強化すれば、「読む・聞く・話す・書く」のすべての能力が底上げされます。

「塵も積もれば山となる」です。一緒にコツコツ頑張っていきましょう。

ワンランク上を目指す方はオンライン英会話も活用して、英語「スピーキング」の力をパワーアップしましょう。

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今後もビジネス英語・日常英会話・TOEIC・英検で役立つ英語の知識をブログでまとめていきます。

社会人の教養として知っておきたい内容から『この英語はどういう意味?』という非ネイティブならではのお悩みまで幅広く取り扱う予定です。

休日の自己研鑽に遊びに来てもらえると嬉しいです(^^)

 

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