実践英会話

【英語会議】ミーティングの進め方を「始まり」から「終わり」まで完全解説【便利な英語フレーズ54選】

2021年3月19日

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こんにちは。イギリス駐在中の米国公認会計士わだけんです。

「海外駐在員の英会話」シリーズでは、イギリス駐在員(TOEIC 900超)がイギリス人ネイティブから学んだ、ビジネス英語・日常英会話をわかりやすく丁寧に解説します。

実際のネイティブとの会話はもちろんのこと、TOEIC・英検対策にも役に立つ内容になっています

一日10分間の学習でコツコツと語彙を増やし、英語力を伸ばしていきましょう。

英語会議で役立つ英会話表現

海外の取引先や海外拠点とミーティングをするとき、上手く英語が話せなくて困った経験はありませんか?

こちらの言いたいことを伝えられても、相手の英語が聞き取れないこともありますよね。

それはあなたの英語力に問題があるのではなく、ミーティングでよく使われる英語表現に慣れていないだけかもしれません

イギリス駐在の経験から

実際のリスニングやスピーキングに対応できるようになるには、まずは経験値を積むことが大切です。

シチュエーション別にネイティブの英会話を学習することで、相手の受け答えを予想したり、話す内容を事前に準備したりすることができます。

実際のネイティブの表現が最強の英語教材です。それでは早速行ってみましょう!

参加者にお礼を述べる

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ビジネスミーティングを始める前に、まずは参加者に出席に対するお礼を簡単に言うと印象がよくなります。

特に海外の遠方から、取引先の担当者がわざわざ会社に来てもらった場合は、お礼は必須ですね。

ミーティングの大きさやフォーマル度合いに応じて、次のようにお礼を述べるといいでしょう。

Hello everybody and welcome.
皆さんこんにちは。ようこそ。
I’d like to start by thanking all of you for agreeing to meet at such short notice.
まずは、急なミーティングに応じていただいた皆様に感謝申し上げます。
First of all, I’d like to welcome everybody and thank you all for coming to today’s meeting.
初めに、今日のミーティングにご参加いただきありがとうございます。皆様を歓迎いたします。

自己紹介する

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ミーティング参加者の中に初めて顔を合わせるメンバーがいる場合は、自己紹介から始めます。

その目的は、ミーティングの中、誰がどの立場で発言しているか明らかにするためです

自己紹介の時間は短いので、「名前、所属、主な担当」を簡単に述べることをオススメします。

Before we get started, let’s go round the table and introduce ourselves.
ミーティングを始める前に、このテーブルを回るように自己紹介をしましょう。
Hello, my name is Ken Watanabe. I’m in the procurement department.
こんにちは、私の名前はケン・ワタナベです。調達部に所属しています。
I handle purchasing and our negotiations with suppliers.
購買とサプライヤーとの交渉を担当しています。

「〇〇部に所属している」はI’m in the 〇〇 department.と表現します。

I’m in the HR department.
人事部に所属しています。
I’m in the design department.
設計部に所属しています。
I’m in the R&D department.
研究開発部に所属しています。

「〇〇を担当しています」という言い方は様々ですが、handle以外は次のようなフレーズが便利です。

I manage the corporate acquisition project from start to finish.
企業買収案件を始めから終わりまで担当しています。
I’m responsible for data analytics and testing.
データ分析とテストを担当しています。
I’m in charge of the development of new products.
新商品の開発を担当しています。

欠席者のお知らせをする

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事前に参加する予定だったメンバーが欠席しているときは、次のように全体に対して共有します。

Unfortunately, John can’t join us today due to the Board of Directors meeting.
残念ながら、ジョンは取締役会のため今日は出席できません。
I’d like to apologise on behalf of Mr. Smith. He can’t be with us today because of his regular medical check-up.
スミス氏に代わってお詫びしますが、彼は定期健康診断のため本日はご一緒できません。

英語会議の基本ルールを確認する

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本題に入る前に、ミーティングの進め方について、基本的なルールをメンバーと共有することが大切です。

ここでルールの合意が取れると、方向性がわかって会議がスムーズに進みます。

まずはミーティングの終了時間をお知らせしましょう。終了時間を参加者の頭に入れて置くことで、タイムキーピングに役に立ちます

The meeting is due to finish at 15:00.
このミーティングは15:00に終わる予定です。

そして、ミーティングの目的やアジェンダの確認に入ります。

The purpose of today’s meeting is….
今日のミーティングの目的は~。
The first item on the agenda is….
アジェンダの第一項目は~。
Then, we’ll move on to item 2, which is….
それから、第二項目に進みます。それは~。
After that, we’ll look at….
その後、~を見ていきます。
And finally, we’ll discuss….
最後に、~について話し合います。

多数決で決めるアイテムがあれば先にお知らせします。

We need to vote on item 3.
第三項目では投票する必要があります。

ミーティングの議事録を取る予定であれば、本題に入る前に担当を決めておくといいでしょう。

例えば、次のようなフレーズでお願いできます。

Taro, could you please take the minutes today?
太郎さん、今日の議事録を取ってもらえませんか?

提案する

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ミーティング中に何かを提案するときは、should, ought to(~すべき)やmight want to(~した方がいいかもしれない)を使って自分の意見を表現できます。

We might want to consider looking for another designer to help with this advertisement.
この広告を手伝ってもらうために、他のデザイナーを探すことを考えた方がいいかもしれません。
We should make this a priority for this month.
このことは、今月の優先事項にすべきです。

自分の意見をもう少し強く主張したい場合は、have to(~しなければならない)やneed to (~する必要がある)を使いましょう。

We have to improve the way we collect and analyze testing results.
テスト結果の収集と分析の方法を改善しなければなりません。
We need to make sure that we have enough money in our budget before making decisions.
意思決定する前に、十分な予算があるか確認する必要があります。

意見を求める

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ミーティングの参加者が多いほど、一部の参加者だけでディスカッションが盛り上がってしまうことがあります。

そんな時は、全員がミーティングの状況を把握しているか、平等に意見を言う機会が与えられているか、周りを見渡してみましょう。

ミーティングに参加できていない人がいたら、次のようなフレーズで意見を促すことができます。

What are your views on this?
これに関するあなたの意見は何ですか?
I’d like to get your feedback on this?
あなたの意見をお聞かせください。
Would anyone else like to comment on this?
これに関して他に意見したい方はいますか?
Does anyone have anything else to add?
補足で何かご意見のある方はいらっしゃいますか?

質問する

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ミーティングの内容についていけなくなったら、遠慮せずに思い切って質問してみましょう。

ビジネス英語で丁寧な表現を使えば、質問した相手は気分を害することはありません

次のフレーズは、相手の言ったことを聞き返す丁寧な表現で、ミーティング以外でも使えます。ぜひ参考にしてください。

Sorry to interrupt, but what exactly do you mean by…?
話している途中申し訳ないのですが、~とは一体どういう意味ですか?
I am not sure if I follow your point about…?
~という点についてきちんと理解できているかわからないのですが。
Could you explain that in more detail?
もう少し詳しく説明してもらえますか?
Could you clarify the final step in your proposal?
あなたの提案の最後のステップを明確にしてもらえますか?
Would you mind going over that again, please?
そのことに関してもう一度説明をお願いできますか?

提案に賛成・反対する

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ミーティングで出された提案に対して賛成・反対するときは、次のようなフレーズが便利です。

シチュエーションに合わせて、アレンジしてみてください。

I agree with you in principle, but….
基本的にはあなたに賛成ですが、~。
I’m with Merkel on this.
これについてはメルケルさんに賛成です。
That’s exactly how I see it.
私もその通りだと考えます。
Let’s go with this idea.
この案で行きましょう。
To be honest, I’m not sure about this idea.
正直なところ、この案についてはよく分かりません。
Good suggestion, but I can see a few problems.
いい提案ですが、少し問題があると思います。
I see your point, however….
言いたいことは分かるのですが、~。

ディスカッションを取り仕切る

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ミーティングの時間が限られている中で、ディスカッションが過熱するほど、本題から逸れたり、意見がまとまらなくなったりします。

ミーティングのファシリテーターを務める人は、ある程度ディスカッションを取り仕切るための重要フレーズを覚えておくと便利でしょう。

We’re running out of time, so let’s move on.
もう時間がないので、次へ行きましょう。
I’m afraid we don’t have time to discuss that in today’s meeting. So, let’s add it to the next month’s agenda.
その件は本日のミーティングで議論する時間がありません。来月のアジェンダに加えておきましょう。
Shall we come back to that at the end of the meeting?
ミーティングの最後に取り上げることにしませんか?
I’ll discuss this with the rest of my team and get back to you by the end of the week.
この件はチームの他のメンバーと話し合ったうえで、今週末に連絡します。
If nobody has anything else to add, let’s move on to the next item.
誰も補足がないのであれば、次の議題に進みましょう。

英語会議を締める

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ミーティングを終える前に、今日のディスカッションの主要点をまとめることが大切です。

Before we finish, let me summarize the main points.
ミーティングを終える前に、主要点をサマリーさせていただきます。
We’ve decided to contact the suppliers to see if they can complete the work by Tuesday.
火曜までに作業を終えられるかサプライヤー確認することにしました。
We’ve agreed that we outsource the maintenance of our accounting system.
私たちの会計システムのメンテナンスを外注することにしました。

We’ve decidedやWe’ve agreedのような表現を使って、このミーティングで決定したことを確認しましょう。

主要点をまとめたら終えたら、会議の終了の合図を出します。そして、次のミーティングの日程や参加者へのお礼を伝えたら終了です。

I think that covers everything.
これで全て終わりだと思います。
That bring us to the end of this meeting.
これでこの会議は終了です。
Our next meeting will be on Friday. Thank you very much everyone.
次のミーティングは金曜です。皆さんありがとうございました。

ビジネスミーティングの記事はお役に立てたでしょうか?

ミーティングに関連するボキャブラリーをよく深く学習したい方は、English Lessons with AdamのProfessional English Vocabulary: Meetingsの動画をご覧ください。

また、別の記事で「商談の始め方から終わり方までの流れを完全解説」していますので、併せて参考にしてもらえると嬉しいです。

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学習の最後に

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英語力の土台にあるのは『語彙力の強化』です。語彙力を強化すれば、「読む・聞く・話す・書く」のすべての能力が底上げされます。

「塵も積もれば山となる」です。一緒にコツコツ頑張っていきましょう。

ワンランク上を目指す方はオンライン英会話も活用して、英語「スピーキング」の力をパワーアップしましょう。

無料体験できるオンライン英会話を比較したまとめ記事はコチラからどうぞ。

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今後もビジネス英語・日常英会話・TOEIC・英検で役立つ英語の知識をブログでまとめていきます。

社会人の教養として知っておきたい内容から、『この英語はどういう意味?』という非ネイティブならではのお悩みまで幅広く取り扱う予定です。

休日の自己研鑽に遊びに来てもらえると嬉しいです(^^)

 

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